Декларация о приеме документов

Декларация о приеме документов

Акт приёма-передачи документов

Составление декларации о приеме документов не является обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между подрядчиками сопровождается их подписанием. Заявление о принятии документов имеет юридическую силу, поэтому в случае возникновения споров и разногласий между подписавшими имеет доказательную силу и может быть использован в суде .

Акт передачи документов также создается внутри компаний – например, при передаче кадровых, бухгалтерских и других документов при смене персонала. В этом случае документы следует предварительно проверить на предмет содержания и полноты, чтобы получающий сотрудник в дальнейшем не столкнулся с какими-либо неожиданными подводными камнями.

Внимание! Вы можете скачать этот документ с сайта КонсультантПлюс.

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Не существует единого стандартного шаблона для заполнения этого документа, поэтому компании и организации могут разработать собственный шаблон или оформить документ в любой форме. Его можно заполнить письменно или набрать на компьютере. Заявление о приеме документов оформляется на стандартном листе формата А4 в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Каждый экземпляр должен быть подписан руководителями организации или уполномоченными лицами.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это не обязательно, так как с 2016 года юридические лица имеют право не использовать печати и штампы в своей деятельности.

Этот акт также должен содержать определенный перечень обязательной информации. В частности, он должен содержать информацию о сторонах, между которыми отмечается передача документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – необходимо указать это в акте (в случае их утраты претензии будут направлены той стороне, у которой они были на момент подачи претензии), если копии – они должны быть заверены. передающей стороной.

Также следует отметить, что при передаче оригиналов документов передающая сторона должна получить их копии.

В случаях особой ценности представленных документов желательно включать в акт более полную информацию о компании (полные данные из ОГРН, ИНН, КПП и др.) И паспортные данные сотрудников, участвующих в процессе перевода. Если передаются стандартные документы, можно использовать более простую форму акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С административной точки зрения этот акт имеет достаточно стандартную форму и не должен представлять особых трудностей при его заполнении. В этом примере документы передаются из одной компании в другую.

    Для начала нужно написать название документа с кратким указанием его сути. В строке ниже мы указываем город, в котором действует компания, выдавшая акт, и дату его составления. Дополнительная информация о компании, подающей документы: ее наименование с указанием юридической формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно Директор, Генеральный директор или указывается другое лицо. уполномочен подписывать такие документы), ее фамилию, имя и отчество (полностью). Затем добавляется такая же информация о другой стороне: название организации, должность, фамилия, имя и отчество ответственного лица.
Читайте также:  Как снять Solils: Каковы причины апелляции, как написать приложение для религии, шаблон

После ввода информации о предприятиях необходимо составить полный список представленных документов.

Как правило, такие действия совершаются в тех случаях, когда список представленных документов либо особо ценен, либо достаточно внушителен, поэтому их лучше перечислить в виде таблицы.

В первом столбце введите порядковый номер документа, переданного в данную таблицу, во втором – полное наименование, в третьем – дату его создания, в четвертом – номер документа во внутреннем документообороте. В пятом столбце следует указать, предоставляет ли другая организация оригинал или (заверенную) копию, а в шестом столбце следует указать количество листов, содержащихся в документе.

При необходимости таблица может быть дополнена дополнительной информацией.

Под таблицей необходимо указать, сколько копий акта было сделано и сколько разослано заинтересованным сторонам и подписи президентов обеих компаний.

После подписания акта приема-передачи документов автоматически берется вся ответственность за полноту, содержание и безопасность документов, переданных принимающей стороной.

Акт приема-передачи документов – образец, бланк 2021 год

В процессе своей деятельности многим компаниям приходится обмениваться деловыми документами. Не все готовы просто сдать документы. Чтобы стороны обезопасили себя от грядущих неприятностей, составляется акт, подтверждающий передачу документов. После того, как стороны соглашаются с этим, составление данной формы является одним из этапов заключения договора.

Нельзя сказать, что составление формы является обязательной процедурой, но ее составление позволяет сторонам иметь официальные доказательства своих действий. Если документ составлен правильно, он приобретает юридическую силу. Это означает, что его можно использовать в судопроизводстве в случае разногласий между сторонами.

Форма

Закон не предусматривает использование единой формы для составления акта. Поэтому разрешено оформление документа в произвольном стиле. Некоторые компании разрабатывают для этой цели специальный шаблон, исключительно используя его.

Если выбран вариант произвольной формы, рекомендуется использовать обычный лист формата A4. Следует понимать, что обе стороны должны получить подтверждение того, что документы переданы. Разумеется, для этого необходимо наличие двух экземпляров акта, каждый из которых «вживую» подписывают управляющие компании. Без таких подписей не обойтись, даже если документ был заполнен на компьютере.

(Видео: «Закон о приеме юридических документов»)

В каких случаях требуется оформление акта

Полномочия президентов компаний позволяют им самостоятельно решать, когда возникнет необходимость в составлении такого документа. Часто его реализация основывается на обоюдном желании сторон. Нередко в этом заинтересованы все стороны сделки. У одной стороны есть доказательства того, что она действительно предоставила все указанные документы, а у другой – полный список полученных документов.

Акт может быть составлен не только в случае сделок между организациями. Он также создается при передаче документации внутри компании.

Читайте также:  Пример содержания жалобы в прокуратуру о нарушении прав сотрудников в 2021 году

В таких ситуациях составляется закон:

    Один сотрудник передает документы другому; Если должностные лица компании меняются; Внесены изменения во внутреннюю документацию компании; Документы переданы в архив.

Особое внимание стоит обратить на ситуацию, когда происходит смена директора или главного бухгалтера предприятия. Человек, вступающий на эти должности, должен взять на себя дела своего предшественника. Учтите, что даже незначительные мелочи могут оказаться весьма важными. Поэтому при принятии дел рекомендуется внимательно ознакомиться с документами. Клерку, который только начинает работу в новой компании, следует постараться избежать серьезных неприятностей в будущем. И пакет документов, предоставленный предшественником, поможет в этом.

Особенности составления документа

Возможность использования свободной формы составления акта не исключает необходимости соблюдения делового стиля оформления данного вида документов. Здесь обязательно нужно указать следующую информацию:

    Название документа; Место и дата выдачи; Название организации; Подробное описание предоставляемой документации; Имена лиц, подписывающих акт.

В некоторых случаях, когда передаются особо важные документы, назначается соответствующий комитет для подтверждения передачи и получения. Если такая комиссия существует, ее состав заносится в документ. Здесь должен расписаться каждый член комиссии. Документы передаются напрямую в присутствии комиссии.

Получателю рекомендуется проверить, какие оригиналы были доставлены. Это также должно быть полностью задокументировано в отчете. Можно сказать, что это в интересах отправителя. Например, если получатель теряет важный финансовый документ, он может сказать, что просто не получил его. Посредством нотариального акта лицо, подающее документацию, сможет доказать свою правоту.

Обычно за проверку документа отвечает принимающая сторона. Если в сделке участвует комитет, эта ответственность обычно возлагается на его членов. Если перевод происходит внутри одной компании, акт подписывается ее директором.

Акт может быть оформлен вручную или с помощью компьютера. После того, как заполненный документ будет напечатан, на нем должна быть поставлена ​​«живая» подпись. Нет острой необходимости штамповать. Однако при желании сторон им никто не запрещает. В некоторых ситуациях при передаче ценных бумаг оформляется приложение к акту. Обычно это делается по соглашению сторон. Приложение представляет собой отдельный документ, в котором подробно описаны все представленные документы.

Как правильно составить передаточный акт в 2021 году

Составить акт не составляет особого труда. По умолчанию для похожих документов форма имеет следующую структуру:

    Имя и суть написаны вверху; Введите ниже город, в котором зарегистрирована компания; Дата подписания и исполнения; Информация о компании-доноре. Укажите, пожалуйста, название – ООО, ИП или другая юридическая форма; Должность и паспортные данные сотрудника, ответственного за перевод. Кроме того, такая же информация предоставляется о принимающей стороне и ее ответственных лицах; Документы, которые необходимо подать, перечислены ниже.

Предоставьте подробные сведения при передаче документов, связанных с финансами или имеющих особую ценность.

В акт может быть добавлена ​​таблица с шестью столбцами:

Читайте также:  Заявление о выдаче исполнительного листа, образец, форма и форма

Серийный номер. Имя. Дата выпуска. Номер, присвоенный внутренним документооборотом в компании. Наличие оригиналов или заверенных копий. На скольких листах составляется акт.

Это только рекомендуемые столбцы. Таблица может быть дополнена дополнительными данными. Это не обязательно, но в случае большого количества разных документов вполне удобно. Внизу акта требуются подписи и указывается точное количество копий, в которых был составлен акт.

Составление акта при смене генерального директора

Директор, покидающий свою должность, должен передать файлы и соответствующую документацию новому руководителю. Стоит отметить, что именно закон возлагает на него такие обязательства. Следовательно, вопрос о том, обязан ли генеральный директор передать документацию, не возникает ни в коем случае. Но для оформления в этом случае нет острой необходимости составлять соответствующий документ. Хотя следует понимать, что именно этот поступок с серьезными проблемами сможет защитить как бывшего менеджера, так и нового начальника.

Как составить акт

Как правило, необходимость составления отчета вытекает не из правовых норм, а из внутренних правил компании. Есть документы, которые невозможно восстановить. Многие стараются документально оформить переход права собственности, чтобы в дальнейшем не было проблем с этим. С оформлением этого акта сложностей возникнуть не должно. Нужно только правильно указать паспортные данные бывшего директора. Также введите соответствующие данные о получателе, то есть о менеджере, который принимает должность.

Образец страницы

Составление акта при смене бухгалтера

Помимо менеджера, в любой компании ответственным считается и главный бухгалтер. Если он рассчитан, необходимо убедиться, что все бухгалтерские и финансовые документы переданы новому сотруднику. Этот акт позволит новому главному бухгалтеру понять, с какой документацией он будет иметь дело в будущем.

Как составить акт при смене бухгалтера

Нередко переносятся файлы и документы, относящиеся к строго бухгалтерским документам. Многие в таких ситуациях занимаются подготовкой отдельного акта. Здесь хранятся такие важные документы. То же самое касается ситуаций, когда печать переносится. Также рекомендуется оформить новый нотариальный акт. Нередко бухгалтерские документы имеют большую ценность. Поэтому их передача фиксируется специальной комиссией, созданной в компании. Его члены проверяют наличие документов и правильность акта.

Образец страницы

Сроки хранения

Некоторые могут подумать, что раз уж можно обойтись без составления нотариального акта, правил относительно срока его хранения нет. Однако это ошибочное мнение. В акте не указаны сроки. Как правило, такие документы следует хранить в соответствии с внутренними документами компании. Однако при этом срок их хранения должен быть более пяти лет.

Оцените статью
Добавить комментарий