Кассовая книга

Кассовая книга

Кассовая книга по форме КО-4. Бланк и образец заполнения

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который заносятся все операции с наличными деньгами. Это означает, что все юридические лица и индивидуальные предприниматели, использующие наличные платежи, обязаны использовать кассовую книгу в своей деятельности. Величина кассового оборота не имеет значения, если в отчетном периоде произошли хотя бы одна или две такие операции, этот документ необходимо заполнить в любом случае. Форма налогообложения также не имеет значения.

Кто ответственен за ведение книги

За хранение этого документа отвечает сотрудник, ответственный за кассовые операции в компании (обычно кассир или бухгалтер компании). Компания также должна организовать контроль заполнения документа, который обычно поручается главному бухгалтеру или непосредственно руководителю компании.

Кассовую книгу следует готовить с особой тщательностью, так как содержащаяся в ней информация всегда тщательно проверяется налоговыми специалистами во время выездных проверок.

Любые обнаруженные ошибки могут повлечь за собой серьезные административные санкции в виде крупных штрафов.

Основные правила оформления кассовой книги

Кассовая книга создается ежегодно и ведется с начала до конца года. Если он заканчивается до окончания расчетного периода, выдается вторая кассовая книга, записи в которой по-прежнему производятся в хронологическом порядке. Его можно заполнять как от руки, так и на компьютере. Вся информация должна быть введена по порядку, без пробелов. Кассовая книга состоит из двух частей:

    титульный лист с информацией о компании, домашние страницы с данными о кассовых операциях за каждый день.

На каждом листе есть два экземпляра, один из которых после заполнения следует оставить в книге, а другой обрезать и передать специалистам по бухгалтерскому учету. Все листы кассовой книги должны быть пронумерованы в обычном порядке и связаны. На последней странице необходимо ввести количество листов в книге и сверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора компании и печатью (если есть). Ошибки, пятна и неточности в документе недопустимы, но если они все же появляются, вычеркните ошибочную информацию и затем введите правильную. Исправление должно быть подписано кассиром и главным бухгалтером. Кассовую книгу можно заполнить только шариковой ручкой (использование карандашей запрещено). Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если в данный день кассовых операций не было, то листы заполнять не нужно. В конце каждой смены кассир должен сдавать документ в бухгалтерию вместе с остальными «первичными документами». После проверки введенной в нее информации бухгалтер подписывает книгу и возвращает ее кассиру. На одном предприятии не может быть двух кассовых аппаратов, кроме случаев, когда у юридического лица есть представительства и филиалы – у них должны быть свои, аналогичные документы (копии кассовых и платежных документов необходимо регулярно отправлять в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

    На титульном листе книги сначала введите полное название компании, владеющей данным документом, структурное подразделение (при необходимости) Введите код ОКПО (указан в учредительных документах компании) и укажите год, на который открыта кассовая книга. На последней странице документа в обязательном порядке указывается количество включенных в него листов, подпись руководителя, главного бухгалтера и дата закрытия кассовой книги. Приведенные выше данные должны быть записаны на первую карточку бланка кассовой книги.

Основная часть книги

    Требуемый лист должен содержать дату его заполнения и номер (в соответствии с порядком в кассовой книге). Затем в первом столбце таблицы введите номер исходного документа (кредитовая и дебетовая квитанция при приеме наличных денег и дебетовая и кассовая квитанция при выдаче наличных денег). Затем введите информацию, от кого поступают или выдаются средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), а также номер корреспондентского счета. Сумму следует указать в столбце, к которому она относится (доходы или расходы). После того, как все необходимые строки будут заполнены, зачеркните пустое поле буквой Z или крестиком, а в конце дня подсчитайте итоговую сумму в каждом столбце и введите ее в ячейки «Итого». Ниже в соответствующей строке введите сумму наличных денег в кассе на конец дня. Наконец, документ должен быть подписан кассиром, заполнившим документ, и главным бухгалтером (распечатанными подписями).
Читайте также:  Продажи автомобилей, взятых за судебными приставами

Кассовая книга должна храниться не менее пяти лет.

Как и кому вести кассовую книгу в 2021 году

Кассовую книгу в 2021 году, как и прежде, готовят собственники компаний с наличным оборотом. Более того, он ведется независимо, даже с использованием нескольких видов деятельности и разных налоговых систем. Рассмотрим, как правильно заполнить кассовую книгу в 2021 году и какие данные в ней отражаются.

Бухгалтерский учет для УСН

Комплексный учет доходов USN под ключ для малого и среднего бизнеса по конкурентоспособным ценам.

Кассовая книга: что она собой представляет

Кассовая книга – бухгалтерские записи, отражающие данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности в соответствии с информацией, содержащейся в первичных документах. Информация о совершенных сделках регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, задействованных в работе с кассовым аппаратом.

Ваучеры доходов и расходов могут быть созданы на основании различных подтверждающих документов. Например, фискальные документы, генерируемые онлайн-кассой. Если предприниматель по закону освобожден от кассовых расчетов, товарные квитанции или ваучеры могут использоваться вместо фискальных документов.

Кассовая книга используется для учета всех кассовых операций, как документарных, так и нефискальных. Примером последнего является выплачиваемая денежная выдача сотруднику.

Кто ведет кассовую книгу

Юридические лица должны вести кассовую книгу в 2021 году. В случае индивидуального предпринимательства такое обязательство не предусмотрено в отношении их работы. Однако они должны хранить сводные документы о расходах и доходах, которые являются альтернативой кассовой книге. Как правило, в таких случаях применяется КУДИР. Принцип его заполнения аналогичен: данные о совершенных транзакциях отражаются в соответствии с первичной документацией.

Одна из причин использования кассовой книги для юридических лиц – контроль лимита предприятия. По результатам каждой транзакции создается остаток денежных средств. Его размер не может превышать установленный законом предел. В случае его превышения излишек переводится на банковский счет. Для этого экономический оператор сначала заключает с банком договор на обработку денежных операций.

Максимальные ограничения для самозанятых предпринимателей были ослаблены. Это означает, что они не созданы для индивидуальных предпринимателей. Однако допустимо создание отдельного лимита для регулирования денежного оборота на предприятии.

Обратите внимание!

Кассовая книга не предназначена для документирования кассовых операций, совершенных в рамках приобретений (безналичных расчетов). Однако в обязательном порядке они проводятся через онлайн-кассу. Поступления от приобретения переводятся на текущий счет компании. А в бухгалтерской книге регистрируются только наличные, и только они влияют на лимит.

Читайте также:  Заявление на регистрацию по месту жительства: форма заполнения и форма в 2021 году

Правила ведения кассовой книги в 2021 году

Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи для его аутентификации. Он выдается аккредитованным органом по сертификации лично руководителю компании или его уполномоченному представителю. Бумажная форма подписывается от руки. Если обязанность вести кассовую книгу в 2021 году возложена на самого управляющего, образцы подписей не требуются.

Основные принципы работы с кассовой книгой:

    1. Кассовая книга начинается в начале года и заканчивается в конце года. Исключения предусмотрены для новых предприятий, созданных в середине года. Тогда дата начала книги совпадает с датой первой транзакции. В случае приостановки работы в середине года кассовая книга также прекращается. 2. Документ заполняется на компьютере или вручную. При заполнении вручную используйте ручку, но никогда не карандаш. 3. Данные вводятся в каждую строку без пропусков. 4. Каждый лист делается в двух экземплярах: один остается в самой книге, а другой обрезается и передается в бухгалтерию или руководителю компании. 5. Каждый лист пронумерован в хронологическом порядке и скреплен остальными скобками. 6. Ошибки и неточности недопустимы. В случае ошибки данные должны быть зачеркнуты и рядом с ними аккуратно написано правильное значение. 7. Книга пополняется каждый день. Новый день – новая карта. Однако, если во время сдачи нет денежных операций, заполнять эту форму не нужно. 8. Ежедневно по окончании смены кассовая книга передается в бухгалтерию для проверки. Туда же подаются первичные документы, послужившие основанием для заполнения бухгалтерского документа. После согласования информации бухгалтер подписывает и возвращает кассовую книгу кассиру. 9. Одна кассовая книга хранится в одной единице. Два и более документов не допускаются. Исключение составляют ветки. Затем у каждого из них есть свой документ, который затем пересылается в штаб.

Можно оформить несколько типов заказов, которые не зависят от типа конкретной операции. Например, операции поступления бывают следующих разновидностей:

    полная оплата товара; частичная оплата продукции (оставшаяся сумма оформляется в кредит); предоплата (например, покупка подарочной карты).

Однако все операции являются квитанциями. Для каждой группы составляется отдельный заказ.

Как правильно заполнять кассовую книгу: инструкция

Заполнить поля кассовой книги несложно. Основными видами деятельности являются ввод входящих и исходящих денежных средств, а также сводка в конце смены. Кассовая книга в 2021 году оформлена по форме КО-4. Положения законодательства позволяют не руководствоваться этой формой. Допускается использование любой другой формы документа, разработанного индивидуально в соответствии с уставом организации. Но большинство бизнесменов довольны КО-4, потому что это удобно и понятно.

Рассмотрим основные нюансы при заполнении кассовой книги:

    1) Титульный лист – это «лицо» документа. Он содержит основные данные, такие как название организации, коды ОКПО и ОКУД, период, за который книга заполняется (обычно календарный год). Основой кассовой книги являются кассовые ведомости. Они содержат основную информацию, для которой хранится книга. Сначала переносится остаток, полученный в конце предыдущей смены. Он открывает день. Доходы и расходы при внесении изменений в кассу отражаются в учете. Каждому типу операции соответствует свой столбец. Также указывается, от кого получены деньги или кому они выдаются (ФИО индивидуальных предпринимателей или организаций). После завершения изменения результаты подводятся. Полученный остаток переносится на начало следующих суток. На листах есть подписи кассира и бухгалтера, подтверждающие соответствие вышеперечисленных данных фактическому состоянию. 3. Последняя страница заполняется после завершения бухгалтерского учета за определенный период. Обязательно указать количество сшитых и пронумерованных листов. Бухгалтер и руководитель компании поставили свои подписи, а если есть печать, то тоже поставьте ее.
Читайте также:  Избиение несовершеннолетними: наказание за избиение ребенка до 18 лет, чем грозит (будет) драка между детьми (одноклассниками), какая ответственность за это влечет?

Способы заполнения кассовой книги

Как было сказано выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность заполнения вручную – разделение книги на две части. Одна – основная, другая – отрывная.

При заполнении документа основная часть кладется на отрывную часть и между ними кладется лист копировальной бумаги. В результате все записи, сделанные на верхнем листе, отражаются на нижнем листе. Основная часть кассовой книги прошивается, а та, в которой скопирована информация, отправляется в бухгалтерию.

Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы или электронной таблицы Excel. Документ заполняется по установленным правилам. Затем листы печатаются, подписываются и сшиваются.

Возможен и другой вариант – в электронном виде без распечатки. Для его удостоверения требуется электронная подпись, которая гарантирует ее целостность и защищает от доступа третьих лиц.

Хранение кассовой книги

Руководитель предприятия отвечает за организацию мест хранения документов. Точные сроки хранения указаны в Федеральном законе-402 от г. 6 декабря 2011 г. В соответствии со ст. 29 соответствующего закона, это периоды в пять лет после отчетного года. По истечении этого срока документы могут быть уничтожены, но руководство компании может принять решение о его продлении.

Кассовая книга хранится в архиве компании вместе с другими важными документами. Они также могут быть переданы специализированным компаниям. Заключают договор о сотрудничестве и предоставляют услуги хранения документов с гарантией.

Если документы используются в судебном процессе, срок хранения продлевается до закрытия дела.

Контроль ведения кассовой книги

Финансовая дисциплина контролируется налоговыми органами. При обнаружении нарушений на проверяемую организацию налагаются штрафы. Целью проверки является не только выявление ошибок в кассовой книге, но и других нарушений, связанных с кассовой дисциплиной.

Надзорные органы проверяют:

    документы, связанные с оформлением кассовых операций (одна из них – кассовая книга); отчеты из фискальной памяти кассовых аппаратов; приказ о лимите остатка денежных средств; отчеты о предоплате и многое другое.

Специалисты налоговой службы тщательно проверяют кассовую книгу на полноту и своевременность поступления доходов.

Следует напомнить, что экономические операторы должны платить налоги по ставкам, предусмотренным применимой налоговой системой. 126 Налогового кодекса за непредставление налоговым инспектором подтверждения заработка может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый «скрытый» документ. Отсутствие кассовой книги является серьезным правонарушением. В соответствии со ст. 120 НК РФ, влечет наложение штрафа от 10 000 рублей.

Вам нужна помощь с бухгалтерским учетом?

Не теряйте время зря, мы бесплатно проконсультируем вас и поможем вести учетную запись на самых выгодных условиях.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

Широкий выбор кассовых аппаратов и торговых устройств можно найти в нашем интернет-магазине и офисах продаж.

Оцените статью
Добавить комментарий