Деловое письмо

Деловое письмо

Образец делового письма

Составление всевозможных деловых писем – неотъемлемая часть работы представителей бизнеса. Благодаря таким сообщениям у них появляется возможность решать торговые задачи наиболее доступным, быстрым и оптимальным способом.

Внимание! Этот документ можно скачать с сайта КонсультантПлюс.

Какие деловые письма бывают

Бизнес-списки условно можно разделить на несколько основных категорий:

Ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой переписки и также написаны по определенным канонам, могут быть выделены отдельным пунктом.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда нужно подписывать. Кроме того, письмо может быть подготовлено любым сотрудником компании, который имеет право выполнять эту функцию или уполномочен на это директором. Обычно это специалист или руководитель структурного подразделения, которое занимается тематикой письма. Однако независимо от того, кто пишет письмо, его следует передать менеджеру на утверждение, учитывая, что оно написано от имени компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые коммуникации должны касаться только бизнеса компании или окружающих обстоятельств. При этом, независимо от содержания, они должны соответствовать определенным требованиям.

Во-первых, должна быть какая-то структура. Сообщение всегда должно содержать:

    дата письма, данные отправителя и получателя, вежливое обращение (в виде слов «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Стоит отметить, что письма могут быть адресованы как отдельным сотрудникам, так и целым группам сотрудников (в этом случае достаточно упомянуть только приветствие «Доброе утро!»).

информационная составляющая, включающая причины и цели, послужившие основой для письма, выводы и объяснения предложение.

К письму могут быть приложены различные дополнительные документы, доказательства в виде фото – и видеозаписей – если таковые имеются, это должно быть отражено в основном тексте.

Письмо можно написать как на стандартном листе бумаги формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант лучше, потому что нет необходимости вводить реквизиты компании вручную, к тому же такое письмо выглядит солиднее и лишний раз указывает на принадлежность сообщения к официальной переписке. Вы можете написать его от руки (особенно хорошо работает рукописный ввод) или набрать на компьютере (удобно, когда вам нужно создать несколько копий письма).

Письмо должно быть подписано, но штамповать его не обязательно, потому что с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости использовать штампы в своей деятельности.

Читайте также:  Автобиография для кураторов: Заливка 2020

Перед отправкой письма при необходимости оно фиксируется в журнале исходящей документации, где ему присваивается номер и указывается дата отправки.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма обращайте внимание на орфографию, соблюдайте правила и стандарты русского языка в части лексики, грамматики, пунктуации и т. Д. Получатели всегда обращают внимание на то, какие мысли в сообщении содержатся и правильно формализованы.

Не следует забывать, что, согласно некоторым исследованиям, люди не готовы тратить на чтение таких писем больше одной минуты.

Письмо должно быть написано в правильной форме, не «растевается мыслями на деревьях», достаточно короткое и емкое, по существу. Каждая новая тема должна быть оформлена отдельным абзацем и, при необходимости, разбита на абзацы. Кроме того, краткое и понятное письмо даст понять адресату, что автор ценит свое время. Здесь уместна поговорка «Краткость – сестра таланта».

Чего нельзя допускать в деловом письме

Абсолютно недопустимы лиценцианские или легкомысленные тона в деловых письмах, а также слишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных фраз, обилия причастий и союзов, а также специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

Письмо не должно содержать непроверенной, недостоверной или даже более заведомо ложной информации.

Следует помнить, что этот тип сообщений является не только элементом рутинной деловой корреспонденции, но и во многих случаях обращается к официальным документам, которые позже могут опубликовать юридически важный статус.

Как отправить письмо

Каждое официальное сообщение может быть отправлено нескольким основным способам.

Первый, самый современный и быстрый, проходит через электронные средства связи. Это удобно и работает, и, кроме того, вы можете отправить информацию о практически неограниченном объеме.

Есть только один минус – если у получателя есть много почты, может легко потерять свои списки или ударить папку «Спам», поэтому, отправив списки таким образом, чтобы убедиться, что письмо было получено (выполняя простой телефон) Отказ

Вторым способом: консерватор, который позволяет отправить сообщение российским постом. Рекомендуется отправить его по заказанной почте с подтверждением возврата – такой формат гарантирует, что письмо достигнет получателя, а получатель будет специально уведомлен.

Читайте также:  Стоимость составления завещания на квартиру у нотариуса: сколько стоят услуги специалиста и какова цена документа?

Обычно стандартное почтовое отделение используется для отправки оригинальных документов, букв с живой подписью и марками.

Письмо также может быть отправлено через факс или различные посланники, но только в том случае, если отношения между партнерами достаточно близко и позволяют такого способа переписки.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Письмо, спрашиваемое на помощь, вероятно, является наиболее распространенной формой деловой корреспонденции. Количество ситуаций, требующих представления от имени юридического или физического лица, не может сосчитать. Это получение информации, образцы продукта, координация деятельности, стимулирующая деятельность и т. Д.

Состав и структура письма-реквизиции не слишком сильно отличаются от стандартной буквы (см. Бизнес-списки. Правила форматирования. Структура письма). Как правило, текст письма, спрашиваемого на помощи состоит из двух частей:

1. Вводная часть, в которой дается описание случая и объяснение мотивов и причин подачи заявления. Здесь часто используются следующие стандартные фразы:

    Причина подачи заявления

      Из-за не дебиторской задолженности. С учетом социального значения. Учитывая (наше долгосрочное сотрудничество). Учитывая (длительная и плодотворная природа наших деловых отношений). Из-за этого (несоблюдение ваших действий) наши предыдущие договоренности. Из-за (задержки в получении отгрузки. После результатов переговоров по этому вопросу.
      так далее.

    Цель заявления

      Для того, чтобы соблюдать заказ. Для того, чтобы решить случай как можно скорее. Для того, чтобы координировать вопросы. Обеспечение безопасного транспортировки товаров. Избегать конфликтных ситуаций.
      так далее.

    Ссылки на базу регресс

      В соответствии с более ранним соглашением. На основе представленных апелляций. На основе устного договора. Основанный на нашем телефонном разговоре. Согласно правительству Указ. В соответствии с протоколом взаимных поставок.
      так далее.

Все вышеперечисленные выражения следует использовать с учетом контекста и ситуации выражения.

Почти все стандартные выражения начинаются с производной или комбинации предлогов. Обратите внимание на правильное использование этих предлогов с существительными, главным образом в генитивском и давом случаях.

2. Предложение. Здесь фраза, которую ключевое письмо содержит слова, созданные из глагола Сказать. Отказ Его использование требований транслятора этикетки для деловых текстов и психологических бизнес-услуг – человек охотно согласен на выполнение мероприятий, выраженных в форме запроса, чем в форме запроса.

Читайте также:  Выпустить сотрудника

В некоторых случаях только запрос, выраженный в описательном порядке, может не содержать этот глагол, например: мы надеемся, что вы будете рассмотреть наше предложение в течение определенного времени.

Запрос может быть в первом человеке одного числа («пожалуйста,«), в первом человеке множественного числа («спросить».), В третьем лице одного числа (в этом случае существительные коллективного значения используются: «Дирекция спрашивает». «Административные выводы. “,” – спрашивает коллективный трудовой совет. и т. д.), в третьем лице множественного числа, если используются несколько существительных с собирательным значением («Администрация и производственный совет спрашивают.»).

Если письмо с просьбой является многогранным, состав второй части такого письма может быть следующим (части состава должны соответствовать разделению текста на абзацы):

Пожалуйста. (Заключение.)
.
Параллельно, пожалуйста. (Также спросите.)
.
(Тоже спрашивает.) (Тоже спрашивает.)
.
так далее.

Вы также должны принять во внимание при составлении справочного письма такие рекомендации :

1. Отправляя запрос, подчеркните свой интерес или заинтересованность организации в удовлетворении запроса.
2. Ни при каких обстоятельствах вы не должны начинать свое письмо с «Пожалуйста». Более тактично сначала объяснить причины вашего запроса (даже если все детали уже согласованы с получателем).
Не спешите заранее благодарить получателя. Это неудобно как для вас, так и для получателя. Попробуйте сказать спасибо, когда знаете, что ваш запрос был удовлетворен.

При формулировании запроса часто используются следующие стандартные выражения:

    Прося (пожалуйста) к (вам).
    . отправить по нашему адресу.
    . для отправки по моему адресу.
    . для доставки по нашему адресу.
    . . . доставить мне. . . Пожалуйста.
    . проинформируй нас).
    . отправить (мне).
    . отправить срочно.
    . сообщить немедленно.
    . проинформировать (правление компании) о.
    . держать меня в курсе. Спросите вашего согласия.
    . отправка.
    . предоставляя нам.
    . укрощение. с участием.
    . перевод. следующие устройства. Мы просим вас помочь.
    . квитанция.
    . отправка как можно скорее.
    . предоставление дополнительной информации относительно.
    . держа. Спросите (ваши) направления.
    . заключить договор на.
    . оформить со склада компании представителю.
    . для оформления документов по.
    . подлежит исправлению. Просьба не отказываться от вежливости и.

Оцените статью
Добавить комментарий