Факсимиле вместо подписей: использовать или избегать?

Факсимиле вместо подписей: использовать или избегать?

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

Факсимиле можно использовать, если это прямо предусмотрено законом или соглашением сторон сделки. Однако для финансовых и налоговых документов требуются «живые» подписи ответственных лиц.

Лилия Хакимова,
руководитель юридической службы
подразделение аутсорсинга
BDO Group

Сноски:
1 стр. 7 приложения 1 к Положению, утвержденному Положением. От 21.02.2006 № 112-ПП распоряжением Правительства Москвы.
2 пункт 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС Дальневосточной Федеральной антимонопольной службы от 13 августа 2009 г. № F03-3794 / 2009.
5 письмо Департамента МНС РФ по г. Москве от 2 июня 2003 г. № 11-14 / 29297.
6 сек. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (далее – закон № 129-ФЗ); пар. 13 Постановления, утвержденного Минфином России от 29.07.1998 № 34н
7 Письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09 / 000042
8 пост. От 21 июня 2010 г. № 10АП-2224/2010 Десятого АА.
9 ст.2 Налогового кодекса РФ; Изобразительное искусство. 2 ГК РФ
10 сек. 1 ст. 80 Налогового кодекса РФ
11 Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ (Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ действовал до 2012 г.)
12 письмо Минфина России от 26 октября 2005 г. № 03-01-10 / 8-404
13 сек. 6 арт. 169 Налогового кодекса РФ
14 писем Управления ФНС РФ по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15 / 104968 @, Минфина РФ от 01.06.2010 № 03-07-09 / 33 от 17.09. .2009 № 03-07-09 / 48, от 22 января 2009 г. № 03-07-11 / 17 и др.
15 позиций. ФАС ПП от 22 августа 2011 г. № F06-6758 / 11 № A12-22764 / 2010.
16 стендов. Постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11

Воспроизведение факсимиле подписи признается гражданским законодательством аналогом собственноручной подписи. Он не объясняет самого значения термина «факсимиле», поэтому воспользуемся следующей формулировкой: «факсимиле – это штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и используемый для подтверждения его полномочий».

1 Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при изготовлении документов так же, как собственноручная подпись. Однако случаев использования факсимиле, прямо предусмотренных законом, очень мало. На практике часто возникает вопрос: для каких документов разрешено факсимиле, а в каких случаях от его использования лучше отказаться и потребовать «настоящую» подпись.

Гражданское право позволяет использовать факсимильный аппарат только для совершения сделок. Однако использование факсимильной или иной копии подписи в качестве аналога собственноручной подписи допустимо только в случаях и в порядке, установленных законом или соглашением сторон2.

2 В настоящее время не существует установленной законом процедуры использования факсимиле, поэтому соглашение сторон остается единственным способом «узаконить» использование факсимиле в документах, которые выполняются в процессе заключения или исполнения сделки.

Соглашение сторон может представлять собой отдельный документ (соглашение о порядке использования факса) или содержать положение об использовании факса в содержании основного соглашения. В каждом из этих случаев договор должен не только предусматривать возможность подписания документов по факсу, но также должен содержать список этих документов. Только в этом случае факсимиле подписи будет иметь такую ​​же юридическую силу, что и собственноручная подпись, и суд примет такие документы в качестве письменных доказательств.

3 Если в основном контракте не предусмотрено подписание по факсу, но компания заключила, например, дополнительный контракт к контракту по факсу, суд может постановить, что этот дополнительный контракт не соответствует письменной форме, и объявить об этом. пустота. 4.

Бухгалтерские и налоговые документы

Споры и дискуссии о правомерности использования факсимиле вместо подписи при составлении бухгалтерских и налоговых документов ведутся годами. В основном это связано с тем, что ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не регулируют использование факсов.

Налоговые эксперты часто заявляют, что при подписании первичных бухгалтерских документов нельзя использовать факсимильные сообщения 5. Согласно правилам бухгалтерского учета, к бухгалтерскому учету принимаются 6 первичных документов, если они содержат ряд обязательных требований, в том числе личные подписи ответственных лиц. Требование указать личные подписи приводит к выводу о невозможности использования факсимильных подписей в первичных документах.

Читайте также:  Куда подать жалобу на интернет-магазин и что делать, если вас обманули - к кому обратиться, подать жалобу, предъявить претензию и написать о мошенничестве, чтобы покупатель вернул свои деньги - интернет-канал «ТВ Губерния»

Факсимиле нельзя размещать на доверенностях, платежных документах и ​​других документах, имеющих финансовые последствия 7. Эта позиция подтверждена рядом судебных решений. Например, в одном из них 8 судей заявили, что регламентом не предусмотрена возможность использования факсимильных сообщений на актах приемки выполненных работ (имеют финансовые последствия). Следовательно, акты факсимиле не могут быть использованы в качестве доказательств по делу.

Налоговым постановлением не предусмотрена возможность использования факсимильных подписей при подготовке документов. Однако следует учитывать, что отношения, регулируемые положениями о налогах и сборах, основаны на подчинении одной стороны другой и, как правило, нормы гражданского права (разрешающие использование факсов) не допускаются. применить к ним 9.

9 Что касается налоговых деклараций, то правила позволяют подавать их в электронном виде, а не вручную. 10 Акт об электронной подписи 11, однако, не распространяется на другие аналоги «живых» подписей, включая факсимильные.

Счета, отправленные по факсу, лишают вас права на налоговый вычет.

Мы должны рассматривать факсы отдельно. Здесь позиция налоговых органов однозначна: счет-фактура должна быть подтверждена «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности) 13. Использование факса в этом случае не предусмотрено законом, и поэтому компания не имеет права удерживать НДС с этого счета14.

До недавнего времени судебная практика в области удержания НДС на основании таких счетов была неоднозначной, но содержала и положительные решения для предпринимателей. Например, некоторые суды отметили, что действующие налоговые правила и законы о бухгалтерском учете не содержат правил, определяющих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не запрещают подпись председателя правления посредством печати по факсу. Факсимиле подписи является оригиналом личной подписи, поэтому его включение в счета-фактуры не свидетельствует о нарушении ст. 169 Налогового кодекса. И если использование факсимильной связи на документах (в том числе в счетах-фактурах) было предусмотрено соглашением сторон, налоговый вычет по такому счету является обоснованным 15.

Однако недавно президиум Высшего арбитражного суда16 поддержал позицию налоговых органов и счел вычет НДС по счетам-факсам нецелесообразным. Суд указал, что положение ст. 169 Налогового постановления не допускает факсимильного представления подписи на счете-фактуре. Нет такого положения и в Законе № 129 Федерального закона. Напротив, он предусматривает, что бухгалтерские документы должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отклонится от установленных правил, она не сможет воспользоваться налоговым вычетом по этим счетам. Таким образом, президиум ВАС однозначно подтвердил недопустимость использования факсимиле при составлении налоговых и бухгалтерских документов. Несмотря на то, что в Постановлении прямо не оговаривается, что толкование правовых норм является обязательным для арбитражных судов в аналогичных случаях, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Подача визы по факсу (копировальный аппарат) аналогична подписанию самого гражданина (ст. 160 ГК РФ).

Механический эквивалент собственноручной подписи (факсимиле) действует как личная подпись, таким образом идентифицируя подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс производства устройства начинается со сканирования автографа человека. Затем заказчик делает оттиск, часто в виде печати или штампа, с помощью автоматических или простых инструментов. Размер инструмента подбирается в зависимости от размера визы, а материал, из которого он изготовлен, – металл, пластик, реже дерево.

Штампы факсимиле используются в организациях с большим документооборотом, требующим от менеджера значительного времени для подписания документов, или в случаях частых отсутствий и перегруженности руководства.

Использование аналога живой подписи влечет за собой определенную ответственность для нанимающей компании и сотрудника, подпись которого используется в качестве печати.

Вопрос: Может ли проект договора предусматривать использование факсимильных репродукций подписей представителей сторон при подписании документов о получении результатов исполнения обязательств?
Посмотреть ответ

Читайте также:  Деловое письмо

Разрешение выдается уполномоченному сотруднику, который отвечает за его применение, и список его полномочий должен быть строго определен.

Важно: оттиск следует хранить в условиях, исключающих его неправильное или несанкционированное использование.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский кодекс Российской Федерации предусматривает использование оттиска вместо собственноручной подписи при заключении любых договоров (контрактов), если стороны договорились об этом (статья 160 Гражданского кодекса Российской Федерации).

В соответствии с системой бухгалтерского учета основным бухгалтерским документом являются полученные от контрагента документы, подтверждающие выполнение условий контракта (акты, счета-фактуры).

Подписи лиц, ответственных за совершение и исполнение сделки, включаются в перечень обязательных данных при заполнении формы первичного документа (ст. 9 Федерального закона № 402 от 06.12.2011). Однако требование ее присутствия не подразумевает наличие собственноручной визы.

Результат операции оказывает влияние на финансовый результат предприятия, и принципы бухгалтерского учета имеют приоритет над формой ее содержания. Хозяйственная деятельность имела место и была отражена в документах, на основании которых факты были отражены в бухгалтерской отчетности одной из сторон.

Вопрос: Сотрудник, вернувшийся из заграничной командировки, представил документы об оплате гостиничных расходов в иностранной валюте и выписку о движении денежных средств на его счете, распечатанную с его лицевого счета вместе с факсом банка. Сотрудник получил выписку из банка через личный счет (система Банк-Клиент), распечатанная без оригинала печати банка и подписей отдельных сотрудников. Можно ли рассматривать этот документ как документ, подтверждающий конвертацию валюты для целей налога на прибыль?
Посмотреть ответ

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (№ 402, ст. 9) недопустимость документов для целей бухгалтерского учета может иметь место только по одной причине – регистрация экономических событий, которые фактически не имели места, в том числе связанных с ложными (ложными). ) транзакции.

Следовательно, факсимильная печать не должна быть серьезным препятствием для принятия бланков документов для целей бухгалтерского учета.

Важно: бланки отчетности должны иметь собственноручную подпись председателя правления (ст. 13 Федерального закона № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование факсимильного оттиска на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов по НДС (после принятия товаров к бухгалтерскому учету), не считается законным налоговыми органами Федеральной налоговой службы, даже если такое заверение не препятствует использованию формы. зарегистрирован.

Позиция налоговиков подтверждена письмом Минфина РФ No 03-07-09 / 49478 от 27.08.2011. 2015), в котором отмечается, что соглашения сторон относятся к гражданско-правовым процедурам, а счета-фактуры – к формам, регулируемым налоговым законодательством. Правила составления этих форм не подлежат гражданско-правовым искам (ст. 2 ГК РФ).

Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией на проведение специальной оценки условий труда. Соглашение включает, среди прочего, следующие условия: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) для целей подготовки отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством. Факсимиле подписи рассматривается сторонами быть эквивалентным оригинальной подписи должностного лица (специалиста / эксперта).
Законно ли использовать факсимильную связь для подписания документов специальной оценки?
Посмотреть ответ

Органы Федеральной налоговой службы не признают юридическими документами с незарегистрированной визой руководителя организации, в том числе используемые для налогового учета (письмо Минфина РФ № 03-03-06 / 20808 от 13.04.2015).

Документ Минфина касался учета расходов. Однако суммы, отнесенные на счет затрат одной стороны операции, признаются доходом другой стороной. Следовательно, ситуации признания дохода также могут быть оспорены.

Расходы считаются подтвержденными на момент представления соответствующих подтверждающих документов (статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации), которые являются первичными (бухгалтерскими) документами, подтверждающими показатели НУ (статья 313 Налогового кодекса Российской Федерации). . Согласно закону о бухгалтерском учете, принимать факсимильные бланки для бухгалтерского учета не запрещено. Всегда есть возможность получить справку от бухгалтера, объясняющую дефект в оформлении первичной формы. Тем не менее, контролирующие структуры отказываются принимать документы без личной подписи.

Читайте также:  Обновлена ​​форма 6-НФЛ в 2021 году

Судебная практика гласит, что расходы признаются при доказательстве их истинного характера, без учета мелких недостатков, допущенных при составлении оригинала документа (Постановление Арбитражного суда при Апелляционном суде № 07AP-233/09, 27.02. 2009 г.). Учитывая также тот факт, что налоговый вычет производится, когда налогоплательщик имеет реальную способность и способность уплатить налог (статья 3 Налогового постановления), суды отказались признать расходы по формальным причинам при расчетах по подоходному налогу.

Важный! В любом случае обращаться в суд с проблемой нежелательно. Судебная практика в сфере использования факсов отличается неоднозначностью, поэтому сложно предположить, поддержит суд налогоплательщика или нет.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может быть нанесен:

    Почетные грамоты и дипломы. страховые полисы (медицинские). Сертификаты службы и награды. Поздравительные письма, приглашения, благодарности или поздравительные письма. Патенты, свидетельства Федеральной службы по интеллектуальной собственности (решение Роспатента № 60 от 3 сентября 1993 г., № 56 от 31 мая 2007 г.). Подтверждение результатов ЕГЭ (Единого государственного экзамена) в соответствии с Инструкцией ФС по контролю в сфере образования и науки (7 апреля 2006 г.). Соглашения и дополнения к ним, если такая возможность предусмотрена конкретными текстами или определена иным соглашением сторон.

Многие законодательные акты прямо запрещают использование распечаток факсов, например:

    Законодательные и другие правовые акты. Федеральные законы в Российской Федерации подписываются Президентом страны собственноручно, также должны быть собственноручные подписи на объектах государственных законов. Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Распоряжение Центрального банка Российской Федерации No 28-I от 14.09.2016 г. 2006) позволяет заполнять форму с помощью компьютерного оборудования или печатного станка, но не предусматривает аналог в виде собственноручной подписи. Информация об аукционе (тендере). Правовые акты, касающиеся аукционов и процедур проведения торгов, прямо запрещают использование факсимильной связи. Например, такое требование внесено в приказ Департамента конкурентной политики города Москвы № 70-01-167 / 7 (13.07.2007), в приказ Федерального агентства по образованию № 1182 (02.07.2007). ). Декларирование соответствия товара (продукции) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Минпромэнерго РФ № 53 (22 марта 2006 г.), № 54 (22 марта 2006 г.). Заявления граждан и организаций. Векселя. Налоговая декларация. Документы, которые необходимо нотариально заверить. Подпись должна быть сделана от руки в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ нотариального законодательства, утвержденных Верховным Советом РФ 11 февраля 1993 г.).

Некоторые нюансы применения клише

Если правление компании решило использовать факсимильную связь, оно должно издать соответствующий приказ и подготовить правила использования копии подписи президента правления.

В нормативных актах следует перечислить все допустимые случаи и ситуации, назначить сотрудника, ответственного за ведение и работу, с печатью, определить штрафы за нарушение или превышение прав ответственного лица.

Нормы налогового и гражданского законодательства РФ не регулируют порядок использования факса. Поэтому удобный способ замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Прежде чем приступить к исполнению контрактов или других важных текстов, необходимо составить контракт, в котором обе стороны соглашаются с действительностью факсимиле, и к нему должны быть приложены шаблоны.

В случае возникновения спора по поводу использования штампов основным аргументом будет соглашение сторон в виде договора, приложения или пункта в тексте договора. В противном случае использование такого документа судом может быть признано незаконным, а сам документ недействительным.

Лучше ограничить широкое использование принтов до тех пор, пока это не будет четко регламентировано законом.

Оцените статью
Добавить комментарий