Примеры заметок

Примеры заметок

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Инсайдерская информация распространяется посредством специальных информационных и справочных документов, одним из видов которых является меморандум. Он адресован людям, занимающим более высокие должности, чтобы сообщить об определенных фактах, побудить их принять конкретное решение.

Меморандум как внутренний документ имеет определенные правила для его подготовки в зависимости от его цели. Раскроем, как именно подготовить отчет в различных профессиональных ситуациях.

Внимание! Этот документ можно скачать с сайта КонсультантПлюс.

Законодательные основы

Законодательство не различает определенные виды официальной информации, поэтому в текстах нормативных актов, таких как Трудовой кодекс, вы не встретите термин «примечание». Это своего рода «внутренний код» для облегчения передачи информации между разными членами одной организации вместе с примечаниями и пояснениями.

Количество служебных записок по ОКУД – 0286041.

Специфика докладной

Этот тип заметок, в отличие от других, адресован только высшим должностным лицам, уполномоченным лицам, офицерам – то есть людям, которые принимают реальные решения. Информация, содержащаяся в таком примечании, предназначена для инициирования любых действий, в зависимости от цели отчета и информации и предложений, которые он содержит.

Отличие от служебной записки

Меморандум предназначен для передачи информации «вертикально», в то время как меморандум передает информацию между равными сторонами. В отличие от меморандума, меморандум не подпадает под действие ОКУД. Пишет сотрудник по собственному желанию.

Отличие от объяснительной записки

Пояснительная записка тоже отправляется «вертикально», но имеет принципиально иную цель, указанную в названии документа: прояснить ту или иную ситуацию, решить, виновен сотрудник или невиновен. Итак, как и в отчете, представителю вышестоящей должности предлагается принять решение, но это решение касается только дисциплинарных проступков. У ОКУД есть свой код и отчет. Написано по просьбе начальника.

ПРИМЕЧАНИЕ: Меморандум, в зависимости от обстоятельств, может быть написан по собственной инициативе или по запросу уполномоченных лиц. Этот документ имеет обязательную юридическую силу.

Функции докладных записок

Основная цель заметки – информировать руководство и побуждать к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять заметка, могут отличаться:

    Решение возникшей проблемы производственного или административного характера; Совершенствование предложений по повышению операционной эффективности; Предоставление руководству обратной связи о принятом решении (это наиболее распространенный способ выражения несогласия) разъяснение своей позиции в случае конфликтов с коллегами или начальством; регулярные отчеты о проделанной работе; Жалобы на отказ сотрудников выполнять указания непосредственного начальника; спор о ненадлежащем исполнении обязанностей; сообщение руководству о проблемах, связанных с трудовой дисциплиной и недостатках; сообщение об инцидентах, которые привели или могли привести к потере имущества или физическому ущербу; положительный отзыв, на который реагирует руководство.

Классификация докладных записок

Рассматривая этот тип официальной документации из разных источников, можно выделить несколько наиболее часто используемых типов отчетов.

Содержание. В зависимости от того, какая информация содержится в отчете, его можно выделить:

    информирование – предоставление руководству информации, необходимой для принятия решений, например, о ходе работы, о встречающихся нюансах, методах действий; как правило, предоставляется регулярно до конца проекта; отчетность – информирует о завершении данного этапа работ с целью получения дальнейших указаний и возможной нормализации ситуации; проактивный – автор вносит предложения на основе предоставленной информации.

Адресат. Его тип зависит от адресата:

    внешний – передается в управление другого учреждения; внутренний – адресован руководителю организации.

ИНФОРМАЦИЯ! И внутренние, и внешние отчеты имеют разное форматирование.

Факты. Информация, которая достигает руководства, требующее немедленного действия, более частая. Это происходит, однако, что необходимо проинформировать боссов и особых успехов сотрудника. Тип отчета зависит от ситуации, описанной в нем:

    нарушение принципов работы и дисциплины; неэффективность или неправильная производительность официальных обязанностей; Образ чести и достоинства, неправильное поведение или провокация конфликтов; выдающиеся достижения, заслуженные награды и т. Д.

Автор докладной

Теоретически, каждая организация сотрудника имеет право написать записку. На практике, на его складной, принцип подчинения наблюдается. Глава структурного подразделения записывает доклад Генеральному директору. Они подразделены сотрудниками, должны решать ситуации в первую очередь с их непосредственным руководителем. Затем последний, если они считают необходимым, сообщите дирекции. Там могут быть прямые отчеты, но в этом случае прямая отклада должна быть подписана под ними.

Исключением является ситуация, в которой бизнес-нота осуществляется в связи с жалобой на главу самой организационной единицы. В таких случаях каждый сотрудник может вернуться непосредственно в старшую власть.

Читайте также:  Что делать, если вас шантажируют: видео в фейсбуке фото | Юридические консультации

Как грамотно составить докладную

Независимо от типа доклада, в его структуре есть некоторые моменты, которые необходимо соблюдать. Как правило, отчет можно разделить на три отдельные части.

Факты, события, причины, причинами, которые предложили написать отчет. Эта часть должна дать читателю ответ на вопрос «Что случилось?». Соображения автора о ситуации, его предложениях, вариантах возможных решений. Выводы и рекомендации авторских заметок.

Рекомендации к оформлению

Как и любой бизнес-документ, Меморандум по его сущности должен подчиняться требованиям, указанным в ГОСТ 6,30-2003 «Одноместные системы документации». Однородная организационная и административная система документации. Требования к форматированию документов “.

Важно: если этот документ неверно подготовлен неправильно, он может быть считать неправильно в юридических терминах и, таким образом, теряет доказательства при разрешении споров.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя записка может быть написана или сделана на машине на листе формата A4. Это не требует особой формы. Реквизиты, которые принимаются для этого типа внутренней документации:

    Название драйвера заметок – помещена в верхнем левом углу; Addressee Notes – в правом верхнем углу, поместите его имя и фамилию (инициалы) и положение Имя документа с большими буквами в середине страницы – Сообщение отчета (можно разместить на левой стороне страницы); Данные в формате dd. mm. rrrr приведены ниже арабские цифры – день подписания документов; Краткое изложение доклада; Содержание в трех отдельных блоках; В последней строке есть подпись автора с расшифровкой и названием позиции.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя заметка является исходящим документом. Это должно быть нарисовано на корпоративной статье компании. В дополнение к информации, перечисленной выше, внешний отчет должен содержать следующую информацию

    информация о отправной организации; число, присвоенное документ; город, в котором составлен отчет; Субтитры (написано ниже названия документа и начать со словами «о…» или «о…»).

Другие элементы – заголовок документа, данные получателя, текст отчета, автора подпись – готовятся так же, как в случае внутреннего отчета.

Реакция адресата

После получения доклада и после учета руководителя головы, содержащегося в нем, глава делегации принимает конкретное решение. Он выражает свою волю в форме резолюции, которая находится на карточке с текстом отчета. Эта резолюция является основой для принятия решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика установила несколько типов докладов, которые чаще всего встречаются в организациях. Рассмотрим их особенности и предоставляют примеры подготовки проекта.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Этот документ является официальным подтверждением перенавели работника. Чтобы наложить дисциплинарное взыскание, руководство должно уведомить о нарушении. Этот тип отчета используется для этой цели. В нем содержится информация о правонарушении и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример протокола о нарушении трудовой дисциплины

Отдел кадров
Генеральный директор
ООО «Омега»
Н. В. Грощенко

ОТЧЕТ № 1

За нарушение трудовой дисциплины (прогулы)

Обращаю внимание руководства на то, что позавчера, 4 ноября 2016 года, сотрудница отдела кадров Валериевой Татьяна Олеговна совершила грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, закончившегося в 14:00, на работу не вернулась и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). ЭТО. Валерия не представила подтвержденных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия в течение следующих двух дней.

В связи с грубым нарушением трудовой дисциплины предлагаю сделать Валеровой выговор и внести ее в личную карту.

Менеджер по персоналу (подпись) Р. В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Цель этого документа – проинформировать руководство о том, что сотрудник выполнял свои должностные обязанности ненадлежащим образом или не выполнял вовсе. Последняя часть документа требует дисциплинарных взысканий. Без такого отчета любые санкции в отношении сотрудника могут считаться необоснованными.

Пример справки о неисполнении служебных обязанностей

Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковский К. Л.

МЕМОРАНДУМ №2

При халатном отношении

Сообщаем Вам, что инженер-метролог Антон Петрович Райсфайдер нарушил график контроля средств измерений (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), за что был наказан государственным инспектором по контролю средств измерений.

В связи с нарушением предлагаю выговорить А. П. Raisfader и не взимать с него бонус в течение следующего месяца.

Главный метролог (подпись) П. К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Этот тип памятки информирует вашего начальника о недопустимом оскорбительном поведении на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновного, но и на предотвращение подобных ситуаций в будущем.

Читайте также:  Транспортный налог для многодетных семей в Москве в 2021 году

Пример отчета о недопустимом поведении сотрудников

Административный отдел
Генеральному директору
ООО “Просперити”
Гиацинтова А. В.

ПРИМЕЧАНИЕ К ОТЧЕТУ № 3

О ненадлежащем поведении сотрудника

Отмечу, что 24 августа 2016 года бригадир пейзажистов территории Зайковского В. И. допустил ненадлежащее поведение в отношении заместителя начальника административно-хозяйственного управления Финогеновой Антонины Павловны. Зайковский В. И. сделал мягкое замечание о внешности А. П. Финогенова, добавив оскорбления нецензурной бранью. Следует отметить, что это не первое грубое заявление Зайковского В. И. по отношению к сотрудникам отдела, что нарушает рабочую среду и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу вытащить Зайковского В. И. дисциплинарная ответственность за ненадлежащее поведение на рабочем месте.

Заведующий отделом управления и экономики (подпись) Неклюев М. Л.

Докладная. Образец написания записки

В компании информация передается между организационными подразделениями с использованием информационных и справочных документов. Среди них заслуживает внимания меморандум. Обращаясь к высшему руководству с различными сообщениями или прося их принять решение по важным вопросам. Меморандум хоть и является внутренним документом, но имеет свои правила составления в зависимости от рабочей ситуации и целей.

На выбор предлагаются три типовых формы

Отображение в законе

Термин «примечание» вы не найдете в законодательстве. Даже Трудовой кодекс не содержит такого примечания. Однако меморандум имеет номер в классификаторе ОКУД – 0286041. Этот вид обмена информацией между сотрудниками одной организации находится на одном уровне с заметками и пояснительными записками.

Особенности докладных записок

Записка отправляется только руководителю. Это то, что отличает их от других типов заметок в той же компании. То есть те, кто уполномочен принимать важные решения для надлежащего функционирования компании. Документ должен содержать информацию, которая, в зависимости от цели и предложения, приведет к указанным действиям.

Разница между докладной запиской и служебной

Записка отправляется генеральному директору, то есть своеобразной вертикальной линией. Памятка – это обмен информацией между сотрудниками с равным статусом. ОКУД не содержит информации о записках, т. е. о том, что они готовятся сотрудниками по собственной инициативе.

Разница между докладной запиской и объяснительной

Пояснительная записка также отправляется высшему руководству, но главное отличие здесь – цель. Это означает, что необходимо прояснить ситуацию, чтобы сделать вывод об отсутствии (отсутствии) противоправных действий со стороны сотрудника. Как и в случае с отчетом, решение принимает Председатель Правления, но это относится только к рассмотрению дисциплинарных нарушений. Обоснование отражается в ОКУД и пишется по запросу супервайзера.

ВАЖНО: Инициатива составления пояснительной записки может исходить от сотрудника или по запросу уполномоченных лиц, в зависимости от ситуации. Этот документ имеет юридическую силу.

Функции докладной записки

Основная цель – предоставить директору основную информацию, за которой последуют определенные действия. Функции документа могут отличаться:

Решение споров или конфликтных ситуаций между сотрудниками одного статуса или между начальством и подчиненными. Решение проблем как в производственном, так и в административном управлении. Предложения по рационализации, которые могут значительно улучшить производственные показатели. Решение длительных конфликтных ситуаций, то есть информирование о своей позиции. Выражение несогласия с ранее принятым решением правления. Отправка жалобы на отказ сотрудников выполнять поручения непосредственного руководителя. Отправьте отчет о проделанной работе. Решите проблему неправильного делегирования полномочий. Привлечение внимания руководства к неправомерному поведению. Сообщение о ситуациях, которые привели к материальному ущербу или травмам на рабочем месте. Сообщение об исключительных результатах работы, требующих ответа от начальства (награды, похвалы и награды).

Классификация докладных записок

Анализируя документацию любой организации, вы можете найти некоторые из наиболее распространенных отчетов.

По содержанию:

    информативный, то есть информирующий руководство о текущем состоянии дел и необходимости принятия решения: о выполнении работы (или ее части), сложных нюансах, вариантах решения проблемных ситуаций; отчетность – информирование о выполнении всей или части работы, а также запрос на дальнейшие инструкции или решение спорных вопросов; проактивный – автор отчета излагает свое мнение о темпах и успешности работы или проблемных ситуациях.

По адресату:

    внешний – документ пересылается от имени руководства одной организации другой; Внутренний – документ отправляется в вышестоящую инстанцию ​​в пределах одной организации.

КОНЧИК! В зависимости от адресата меняется и тип записки. Внешняя записка оформляется на фирменном бланке организации.

По фактам:

Читайте также:  Можно ли после развода продать совместное имущество (квартиру или автомобиль) без согласия супруга?

    о нарушении трудовой дисциплины и положений внутреннего трудового распорядка; о недобросовестном исполнении служебных обязанностей; неадекватное поведение, провоцирование конфликтов, оскорблений; с отличными результатами, заслуживающими внимания (поощрения, бонусы или награды).

Как правильно составить докладную

Инициировать оформление записки может любой сотрудник предприятия. Однако нельзя забывать о принципах подчинения. Документ готовится руководителем структурного подразделения по поручению Генерального директора. Подчиненные сотрудники должны сначала обсудить возникающие проблемы со своим непосредственным руководителем. А тот, если сочтет нужным, проинформирует штаб.

Сотрудники могут отправить документ непосредственно генеральному директору, но он должен быть подписан их непосредственным руководителем. Исключение составляет жалоба на начальника управления. В этом случае его подпись не требуется.

Структура записки

В структуре заметки есть несколько обязательных пунктов:

События, причины, факты, по которым должен был быть составлен отчет. Это означает, что получателю должно быть сразу понятно, что произошло. Возможности решения проблем и выхода из ситуации, предложенные автором. Выводы и рекомендации автора.

Оформление

Требования к оформлению меморандума отражены в ГОСТ 6.30-2003. Неправильно оформленные документы могут потерять юридическую силу. Поэтому в случае возникновения споров их нельзя использовать в качестве доказательств.

Оформление внутренней докладной

Внутренняя заметка должна быть написана как на компьютере, так и от руки на листе формата А4. Для этого нет специальной формы. Он должен отражать:

Название подразделения, из которого отправлено примечание. Эта информация должна быть размещена в верхнем левом углу. Получатель записки (ФИО и инициалы), его должность и наименование подразделения. Для размещения в правом верхнем углу. Название документа должно быть размещено в центре страницы (допускается выравнивание по левому краю) и написано заглавными буквами, например Ниже указана дата подписания отчета в формате: число, месяц, год арабскими цифрами. Затем кратко излагается суть заметки. Контент состоит из трех отдельных блоков. В конце позиции автора указывается его подпись с надписью.

Оформление внешней докладной

Внешняя записка – это фактически исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанная информация в правилах внутреннего отчета относится к внешнему, но с добавлением нескольких моментов:

Обязательное наличие информации об отправляющей организации. Информация о принимающей организации должна включать название организации, индекс и полный адрес. Обязательно указать город, в котором оформлен документ. Подзаголовок под заголовком документа. Например, ОТЧЕТНОЕ СООБЩЕНИЕ, за которым следует «Связанные…» или «О…». Это значит, что читатель сразу поймет, о чем пойдет речь. Документу присваивается исходящий номер в офисе компании. Обязательно указать информацию о лице, составившем письмо (контрагенте), вместе с контактным телефоном.

Реакция адресата

Адресат внимательно анализирует всю информацию, содержащуюся в записке, и принимает решение. Он записывает дальнейшие инструкции на том же листе заметок. Это решение называется постановлением, которое обязывает соблюдать требования правления.

Виды докладных записок. Скачать готовые бланки

На практике можно выделить несколько типов отчетов, наиболее распространенных в деятельности организации. Например, сообщение о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового законодательства, о невыполнении сотрудниками своих прямых обязанностей, о недобросовестном поведении.

Докладная записка о нарушении рабочих правил

Самый распространенный вид табеля успеваемости. Только благодаря ему зафиксирован факт дисциплинарного нарушения. Этот документ является официальным подтверждением этого и позволит применить к нарушителю соответствующие дисциплинарные взыскания. В нем отражены данные о правонарушении и необходимых мерах. Например, опоздание или несоблюдение требований администрации.

Скачать форму – шаблон для сообщения о нарушении правил работы

Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностей

Такой отчет проинформирует начальство о том, что сотрудник не выполняет (или плохо выполняет) свои прямые служебные обязанности, вытекающие из трудового договора и должностной инструкции. Документ заканчивается ходатайством о возбуждении дисциплинарного производства. Без этой карты любые санкции в отношении сотрудника недействительны.

Докладная записка о некорректном поведении

Вы также можете уведомить начальство о неприемлемом или неподобающем поведении сотрудника на рабочем месте с помощью отчета. Требования к наказанию виновного сформулированы таким образом, чтобы подобные ситуации не повторялись в будущем.

Следует помнить, что такая записка может быть написана сотрудником и против своего непосредственного руководителя, если он терпит ненадлежащее поведение по отношению к своим подчиненным.

Оцените статью
Добавить комментарий