Электронный оборот счетов-фактур

Электронный оборот счетов-фактур

Электронный документооборот счетов-фактур

Возможность использования электронных счетов-фактур, безусловно, является заметным сокращением формальностей и рабочей нагрузки, связанных с подготовкой и сбором документов старого образца. Однако понять, как это работает и что необходимо сделать, чтобы перейти на обмен электронными счетами, не так просто. Попробуем это сделать, и, кстати, посмотрим, что нового в процедуре выставления и приема электронных счетов с 1 апреля этого года.

На основании п. 1 ст. 169 Налогового постановления об использовании электронных счетов-фактур обмен электронными счетами-фактурами возможен только при соблюдении четырех условий:

    есть обоюдное согласие сторон сделки; счета оформляются в соответствии с согласованным форматом; Счета подписываются расширенной квалифицированной подписью; стороны имеют совместимые технические средства и возможность получать и обрабатывать эти счета в соответствии с назначением.

Остальные условия изложены в Порядке выставления и приема счетов электронным способом по каналам связи (далее – Порядок). При этом с 1 апреля действует новое такое постановление, утвержденное приказом министра финансов от 10 ноября 2015 года № 174н. Однако оно немного отличается от предыдущего порядка, поэтому поговорим о нем. изменения на регулярной основе.

В соответствии с пунктом 1.3 Порядка обмен электронными счетами-фактурами возможен только с использованием ТКС через оператора электронного документооборота.

Что это значит на практике?

Электронная подпись и формат

В соответствии с пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры. По состоянию на 1 апреля 2016 года процедура также соответствует этому требованию: ранее она относилась просто к электронной цифровой подписи.

Электронные счета не требуют электронной подписи главного бухгалтера (ст. 169 (6) Налогового постановления).

Электронный счет, выставленный покупателю, не может быть воспроизведен на бумаге. Однако, если есть такая необходимость, например, в случае технического сбоя оператора EDI, покупателю может быть выдан бумажный счет вместо электронного (пункт 2.20 Порядка).

Формат электронного счета-фактуры установлен приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6 / 93 @. Допускается только электронный счет-фактура, оформленный в этом формате и подписанный расширенной квалифицированной подписью. быть основанием для удержания налога, взимаемого покупателем. И только такие электронные счета могут быть отправлены в ФНС по запросу через ТКС (письма Минфина от 13 ноября 2015 г. № 03-02-08 / 65721, ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4 -2 / 1984 @, от 07.09.2015 № ЕД-4-2 / ​​15669).

Такой электронный счет не нужно распечатывать ни для подачи в ФНС, ни для хранения в установленный срок (п. 1.13 Порядка, письмо Минфина от 13.01.2016 № 03-03- 1/6/259).

Оператор электронного документооборота и совместимость средств

Оператор электронного документооборота счетов-фактур – это организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, оформленными в электронном виде в соответствии с определенным форматом, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) для счетов-фактур – это автоматизированная система (программное обеспечение, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде в определенном формате, через систему электронного документооборота.

Реестр доверенных операторов ЭОД можно найти на сайте Федеральной налоговой службы www. nalog. ru (Налоги в Российской Федерации – Подача налоговых и бухгалтерских деклараций – Электронные счета – Список операторов электронного документооборота).

Организация может выбрать любой из них. И совсем не обязательно, чтобы подрядчик, с которым вводится обмен электронными счетами, обслуживался одним и тем же оператором. Однако следует помнить, что стороны сделки должны иметь совместимые технические средства, позволяющие обмениваться электронными счетами (пункт 1.3 Порядка). Это означает, что они должны быть совместимы со своими операторами. Поэтому при выборе оператора EDI следует выяснить, с каким из других операторов он имеет техническую возможность обмениваться счетами.

В свою очередь, новый Порядок предусматривает, что при заключении договора с оператором организация должна, в том числе: указать, согласен ли он на передачу информации другому оператору (пункт 2.1 (b) Порядка).

Конечно, было бы намного проще, если бы покупатели и продавцы могли обмениваться электронными счетами напрямую друг с другом, без посредников. Однако операторы электронных счетов-фактур EDI решают одновременно две проблемы.

Электронная подпись главного бухгалтера для электронных счетов не требуется (п. 6 ст. 169 Налогового постановления).

Во-первых, организации не нужно заботиться о собственном техническом развитии средств приема и обработки электронных счетов, совместимых со средствами каждого подрядчика, с которым она переходит на обмен электронными счетами. Вам нужно только установить программное обеспечение (использовать веб-интерфейс), предоставленное оператором EDI.

Во-вторых, операторы EDI генерируют технологические документы, подтверждающие обмен (дату отправки, получения и т. Д.) Электронных счетов-фактур, что, безусловно, важно для избежания споров между налогоплательщиком и FTA. На это указывают сами налоговые органы (письмо № BS-18-6 / 499 @ ФНС от 30.04.2015).

Согласие сторон сделки

Вы или ваш подрядчик можете подтвердить свое согласие на использование электронных счетов в любой форме. Это может быть специально отправленное письмо, или просто факт внесения вами и вашим контрагентом списка контрагентов в систему EDI (письмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09 / 26).

Читайте также:  Кража статьи: виды краж и строгость наказания

Действия продавца

Для выставления электронного счета в течение пяти календарных дней с даты отправки или получения авансового платежа (пункт 2.4 Порядка) продавец должен:

    подготовить электронный счет установленной формы и подписать его электронной подписью; отправить файл со счетом-фактурой покупателю через систему TCS оператором EDI.

Затем он получит подтверждение от оператора EDF с указанием даты и времени получения файла счета-фактуры, в ответ на которое должно быть отправлено уведомление о подтверждении не позднее следующего рабочего дня. Согласно новому Порядку, после получения такого подтверждения от оператора ЭОД, счет считается уже выставленным (п. 2.7 Порядка). До сих пор продавцу приходилось ждать получения уведомления от покупателя о том, что он получил файл счета-фактуры. Предыдущая процедура предусматривала, что датой выставления электронного счета является дата получения файла оператором электронного счета, указанная в подтверждении оператора (пункт 1.10 Порядка).

В настоящее время уведомление о получении покупателем счета через ТКС оператором EDF является только предметом соглашения между сторонами сделки (пункт 2.9 процедуры). Это не обязательно требуется в рамках обязательной процедуры.

Электронный счет, выставленный покупателю, не может быть воспроизведен на бумаге. Однако, если есть такая необходимость, например, в случае технического сбоя оператора EDI, покупателю может быть выдан бумажный счет вместо электронного (пункт 2.20 Порядка).

Электронный счет-фактура регистрируется в книге продаж в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отправки товара или получения авансового платежа (п.2 положения книги продаж, письмо ФНС № ЭД-4-3 / 10769 от 17.06.2013г.).

Действия покупателя

Покупатель получает файл с электронным счетом от оператора EDI и подтверждение его отправки с указанием даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он отправляет оператору уведомление о получении подтверждения. Уведомление о получении файла счета-фактуры будет отправлено продавцу через оператора EDI только при наличии такой договоренности с продавцом (пункты 2.9 и 2.12 Порядка).

Электронный счет-фактура также регистрируется в книге в общем порядке (пункт 1.11 Порядка).

Электронный документооборот в рамках обмена накладными осуществляется отдельно по каждой накладной.

Как исправить

Для исправления электронного счета покупатель отправляет уведомление об исправлении счета продавцу через оператора EDI. После получения уведомления продавец исправит указанные в нем ошибки и отправит покупателю исправленный электронный счет через оператора EDI (пункт 1.12 Порядка). Последующие действия сторон такие же, как и при отправке оригинала счета-фактуры.

Как совместить бумажные и электронные счета-фактуры

Вряд ли удастся перейти на электронный обмен счетами со всеми подрядчиками одновременно. А с некоторыми из них, возможно, вообще не удастся договориться по этому поводу. В этом нет ничего плохого. Бумажные и электронные счета регистрируются в книгах закупок и продаж в общем хронологическом порядке. В случае выставления счета электронными средствами налогоплательщик вводит дату получения файла со счетом оператором EDI от продавца, полученную в результате подтверждения от этого оператора. При получении – дата отправки файла со счетом продавца покупателю оператором EDI, указанная в подтверждении оператора (письмо ФНС от 05.07.2014 № ГД-4-3 / 8815). .

Таким образом, обмен электронными счетами можно сначала опробовать на одном из подрядчиков, а затем договориться с другими.

Новые правила намного проще реализовать и привыкнуть, двигаясь медленно и медленно.

Редакция “ПБ” Оксана Доброва

Статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные вопросы бухгалтерского учета с примерами решений и мнениями экспертов – самая полезная и актуальная информация на одном портале.
Доступ>. >

Если у Вас есть вопрос – задайте его здесь > >

Читайте также по теме:

Если у вас есть вопрос – задавайте здесь >> и мы поможем вам его найти.
>

Выбор читателей

Изменения, которые вступают в силу с 1 июля 2021 г.: о них нужно знать бухгалтеру

Как отстранить от работы отказавшегося вакцинироваться сотрудника?

Пугающие тренды в налоговых проверках компаний

Будьте в курсе последних обновлений бухгалтерского учета и налогов!

Подпишитесь на наши корпоративные новости на Яндексе!

Электронные счета-фактуры Документооборот

Мы пишем полезные статьи, которые помогут вам разобраться в сложных бухгалтерских вопросах. Переводим сложные документы «с официального на русский». Вы можете нам в этом помочь. Это просто.

* Нажав на кнопку «оплатить», вы делаете добровольное пожертвование.

Дата публикации 25.08.2020

Получение и отражение в учете входящего счета-фактуры

Используемая версия 3.0.81

После получения электронного счета от продавца покупатель должен выполнить следующие действия:

    Электронный счет-фактура оформляется с использованием документа на отгрузку товаров (выполнение работ), передачи имущественных прав (документ оказания услуги), который включает счет-фактуру и формат представления документа отгрузки товаров (выполнения работ), передачи имущественных прав (оказания услуги). документ) в электронном виде (утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15 / 820 @, действует с 02.02.2019), только с функцией выставления счетов. Электронный счет получен от продавца:

при выполнении команды Отправлять и получать электронные документы с уровня раздела Администрирование – подраздел Сервис или с уровня раздела Менеджер – подраздел Сервис, в зависимости от настроек панели навигации;

Читайте также:  Алименты и прожиточный минимум: расчет, индексация выплат

выполнив команду Отправить и получить из формы списка документов «Текущие обращения EDI», открытого гиперссылкой на панели команд Текущие обращения EDI (раздел «Администрирование» – подраздел «Сервис» или раздел «Менеджер» – подраздел «Сервис» или раздел «Продажи» – подраздел «Сервис») (рис. 1).

Если вы работаете в режиме клиент-сервер, вы можете установить расписание приема электронных документов, задав соответствующие настройки обмена электронными документами с контрагентами (Раздел Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами) (Рис. 2).

Полученный электронный счет попадает в папку «Запись в бухгалтерии» в списке входящих документов формы «Текущие вопросы ЭОД» (рис. 3). (Рис. 3).

Если в настройках EFF (раздел Администрирование – Электронный обмен документами – Обмен с контрагентами – Настройки EDF) дополнительно включен флажок «Отправлять входящие документы на согласование» (рис. 2), полученный счет также будет в «Утверждать» папка в списке входящих документов формы «EDF Current Affairs».

Настроить отражение входящих электронных документов в системе учета с уровня формы «Настройки EFF» (раздел Администрирование – Электронный документооборот – Обмен с контрагентами – Настройки EFF), находясь во вкладке «Настройки поступления» и двойным щелчком в строке отражения ЭДО с контрагентом перейдите в форму «Настройки зеркального отображения документов в бухгалтерском учете» и установите способ обработки входящих электронных документов: «Автоматически» или «Вручную в виде электронного документа» (рис. 4) .

Если для «Способ обработки» формы «Настройка отражения документа в бухгалтерии» установлено значение «Автоматически», то после акцепта электронного счета-фактуры будет автоматически сформирован бухгалтерский документ «Счет-фактура получена», а в «Отражение в бухгалтерия »в списке входящих документов« Текущие «EFF файлы» появится гиперссылка на новый, автоматически сгенерированный бухгалтерский документ (рис. 3).

Если в «Настройках квитанции» задана обработка «Вручную как электронный документ», при получении электронного счета в папке «Запись учетной записи» в столбце «Запись учетной записи» появляется гиперссылка со значением «Создать документы». При нажатии на нее откроется форма «Выбрать бухгалтерские документы», в которой вы можете сгенерировать соответствующий документ в системе бухгалтерского учета с помощью кнопки «Создать» или сопоставить полученный электронный документ с соответствующим документом в системе учета с помощью кнопки «Выбрать» ( Рис.5).

Содержание полученного счета (рис. 6) можно просмотреть, дважды щелкнув активную строку в списке «Текущие обращения EDF» (за исключением гиперссылки в столбце «Записано») (рис. 3).

Соответствующие вкладки формы просмотра полученного счета отражают статус и содержание полученного документа, а также информацию об электронной подписи документа и текст любой сопроводительной заметки.

    В левом столбце формы предварительного просмотра находится подробный список документов, которые необходимо собрать и отправить в процессе обмена электронными счетами. Чтобы открыть новый, автоматически сгенерированный документ системы бухгалтерского учета «Поступившие счета-фактуры», вы можете: через гиперссылку в строке «Записать документ» с уровня формы предварительного просмотра полученного электронного счета (рис. 6);

по гиперссылке в столбце «Ведение учета» активной строки из списка «Текущие дела EDI» (рисунок 6); (Рис. 3);

    из формы разноски полученных счетов (раздел Покупки – подраздел Покупки – гиперссылка Полученные счета). Следующая информация будет автоматически заполнена в новом документе «Полученные счета» (Рис. 7), сформированном на основании полученного электронного документа: Название продавца (поле «Исполнитель»);

номер и дату входящего счета (поля «Счет №» и «от»);

стоимость приобретаемых товаров (работ, услуг) и сумма входящего НДС.

    Если до получения ESF исходный документ уже был получен в электронном виде и на его основе автоматически сформирован документ «Подтверждение получения (акт, счет)», то в строке «Документы обосновывающие» гиперссылка на соответствующий документ. подтверждающий чек будет размещен. В противном случае в документе «Полученные счета-фактуры» следует сделать ссылку на документ обоснования через гиперссылку «Выбор» (рисунок 7). Отображается статус процесса обмена полученного электронного счета:

Обработка подтверждения оператора об отправке счета-фактуры

в информационной строке состояния на форме просмотра полученного электронного счета. Если в настройках обмена (рис. 2) установлен флажок «Отправлять входящие документы на согласование», то устанавливается значение «Требуется утверждение» (рис. 3). 6);

в информационной строке электронного обменного документа статус «Счета получены», в котором будут указаны Необходимые действия с нашей стороны и другими участниками обмена (рис. 7).

Покупатель получает не только входящий счет от оператора EDI, но и подтверждение даты отправки ему файла счета-фактуры оператором (п. «C», пункт 2.6. Процедуры выставления и получения счетов-фактур в электронном виде через телекоммуникации каналов с использованием расширенной квалифицированной электронной подписи, утвержденной Приказом Минфина Российской Федерации от 10 ноября 2015 г. № 174н, далее – Порядок обмена).

Дата отправки, указанная в этом подтверждении оператором (рис. 8), будет считаться датой получения счета-фактуры покупателем (пункт 1.11 Порядка обмена). Дата отправки электронного файла счета-фактуры оператором EDI будет отражена в строке «Получен» документа «Счет-фактура получена» (рис. 7).

ВНИМАНИЕ!

При создании нового документа Invoice Received на основе полученного электронного счета программа автоматически вводит дату документа в поле Received в системе бухгалтерского учета. Как правило, подтверждение оператора EDI приходит одновременно с файлом счета-фактуры, а дата, указанная в подтверждении оператора EDI, совпадает с датой создания документа «Счет получен». Если после получения подтверждения от оператора EDI дата отправки файла со счетом-фактурой оператором покупателю, указанная в этом подтверждении, отличается, дата, первоначально указанная в поле «Получено», будет автоматически исправлена.

Читайте также:  Порядок расторжения трудового договора

Если полученный счет-фактура является основанием для вычета НДС и в поле «Вычесть НДС с датой получения» выбрано поле «Дата получения» (рис. 7), полученный EPF будет зарегистрирован в книге покупок. налогового периода, в котором она была получена (п. 1.1 ст. 172 ТИК РФ, п. 2 Принципов ведения книги покупок, утвержденных Постановлением № 1137) (рис. 9).

В соответствии с Процедурой обмена, после получения Оператором EDF квитанции о получении счета, покупатель формирует, подписывает и отправляет уведомление о получении счета-фактуры Оператором EDF (буква «b» пункта 2.12 Порядка обмена).

Уведомление формируется в программе автоматически. Если текущий пользователь авторизован для подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, уведомление о подтверждении также будет подписано автоматически и отправлено оператору EFF. Если текущий пользователь не является авторизованной подписывающей стороной, сгенерированное уведомление будет отправлено авторизованной подписывающей стороне.

Немедленная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как настроены параметры электронного обмена.

    Если флажок в строке «Отложенная отправка электронных документов» в настройках обмена электронными документами (раздел Администрирование – Гиперссылка электронного документооборота) не установлен, то подписанный электронный документ будет автоматически отправлен оператору EFF сразу (рис. 2) . При наличии такого флажка фактически будут отправлены подготовленные электронные документы: при выполнении команды Отправлять и получать электронные документы (раздел Администрирование – подраздел Инструменты);

нажав на кнопку «Отправить и получить» из списка «Текущие обращения EDI» (раздел «Администрирование» – подраздел «Сервис» или «Раздел« Менеджер »- подраздел« Сервис »или« Раздел продаж – подраздел «Сервис») »(рис. 5);

Формирование и отправка извещения продавцу о получении счета-фактуры

из формы предварительного просмотра электронного документа с помощью кнопки «Отправить» или значка в строке состояния электронного обмена (рис. 10).

    График отправки электронных документов можно определить, задав соответствующие настройки обмена электронными документами с контрагентами (раздел «Администрирование» – гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2). Если стороны сделки договорились о том, что покупатель должен отправить продавцу уведомление о получении счета в соответствии с пунктом 2. 9 Процедуры обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

при получении входящего электронного счета – уведомление о получении счета продавцу;

после получения подтверждения оператора EDI об отправке уведомления о получении счета-фактуры продавцу – уведомление о получении подтверждения оператора EDI об отправке уведомления о получении счета-фактуры продавцу (пункт б) сек. 2.13 Процедуры обмена).

Оформление уведомления о получении электронного счета также происходит в программе автоматически.

Если текущий пользователь имеет право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, служебные документы будут автоматически подписаны немедленно.

Если у пользователя нет прав подписи, программа передаст созданные электронные документы лицу с правом подписи.

Утверждение счета-фактуры

Сформированные электронные декларации можно подписать с помощью кнопки «Подписать и отправить», если мы не установили задержку отправки электронных документов, о которой будет сказано ниже), из папки «Подписать» в списке «Текущие дела EDF», открытом с Гиперссылка о текущих делах EDF (Раздел Администрирование – Подраздел Услуги или Раздел Менеджер – Подраздел Услуги или Раздел Продажи – Подраздел Услуги (Рис. 12).

Получение подтверждения от Оператора EFF для отправки квитанции по счету поставщику и составление, подписание и отправка уведомления Оператору EDF о получении подтверждения Оператором EDF о получении счета поставщику (буква “b” пункта 2.13 Порядка обмена) (рисунок 13) происходит аналогично подтверждению оператором отправки счета-фактуры.

Если у покупателя нет претензий к ставкам счета, он утверждает полученный документ. Продавец не получит никаких электронных торговых документов.

    Порядок согласования полученного электронного счета в Порядке обмена не прописан, но важен с точки зрения внутреннего контроля правильности полученного электронного документа. Подтвердить полученный счет можно:

нажав кнопку «Утвердить» из списка документов «Текущие обращения EDI»;

нажав кнопку «Подтвердить» в окне предварительного просмотра полученного электронного счета (рис. 6).

На этом обмен электронной накладной с покупателем завершается.

Форма предварительного просмотра входящего электронного счета сообщает вам, что обмен был завершен и все документы, сопровождающие обмен электронным счетом, были получены и отправлены.

Также с уровня формы просмотра, вызвав команду «Сохранить в файл» из списка доступных команд, открытого с помощью кнопки «Еще», можно сохранить электронный счет с электронной подписью.

Оцените статью
Добавить комментарий